Korzystanie z usług Family Office

Dlaczego potrzebuję Family Office?

Jeśli mają Państwo pokaźne nieruchomości, znaczny majątek lub dobra, które pragną Państwo zabezpieczyć jako dziedzictwo dla Państwa rodziny, aby jej przyszłe pokolenia odnosiły sukcesy w interesach, otrzymały spadek czy kontynuowały rodzinne tradycje, potrzebują Państwo usług Family Office. Celem tej utworzonej wyłącznie dla Państwa dedykowanej „organizacji” będzie kompleksowa dbałość o wszystkie Państwa sprawy, przy czym będzie ona korzystała z usług eksperckich różnych specjalistów.

Oznacza to, że w celu zatroszczenia się o poszczególne sprawy nie muszą Państwo korzystać z usług wielu różnych podmiotów czy biur i że mogą Państwo spokojnie cieszyć się świadomością faktu, iż angażują Państwo do czynnych działań jeden zespół, który będzie monitorował wszystkie kwestie i reagował tak, aby spełniać wszelkie Państwa wymagania. Czerpiemy naszą wiedzę zarówno od własnych ekspertów, jak i specjalistów z zewnątrz, w porozumieniu z klientem.

W ramach Family Office do Państwa dyspozycji będą m.in. prawnicy, księgowi, doradcy inwestycyjni, administratorzy i agenci nieruchomości, świadcząc usługi dopasowane indywidualnie do Państwa sytuacji osobistej oraz majątkowej.

Zamożne rodziny wolą wygodę, jaką zapewnia pojedyncze biuro, zamiast komplikacji i trudności pojawiających się w przypadku zatrudniania całego szeregu osobnych specjalistów. Korzystają również z faktu, iż wszyscy obsługujący ich eksperci porozumiewają się ze sobą i współdziałają, aby upewnić się, że wszyscy jednakowo rozumieją daną sytuację, mają wspólny cel oraz pozostają jednakowo zaangażowani we wszystkie sprawy – a celem tym jest wyłącznie troska o klienta.

 

Jakie usługi obejmuje Family Office?

Portfel potrzebnych usług będzie odmienny w przypadku każdej rodziny, jednak zazwyczaj usługi te mogą obejmować:

 

Sekretariat

Usługi Family Office mają wszechstronny charakter. Family Office może zatem pełnić rolę sekretariatu sprawującego szeroki nadzór nad wszelkiego rodzaju sprawami oraz podejmującego najróżniejszego typu działania, od bezpośredniego ustanawiania automatycznych przelewów z tytułu opłacania regularnie powtarzających się czy bieżących faktur, rachunków i realizowania innych płatności, po występowanie w roli Państwa przedstawiciela w działaniach za granicą, zwracanie się do zagranicznych ekspertów i zamawianie usług w innym kraju.

Family Office oferuje bardzo wiele różnych usług, które są indywidualnie dopasowane do każdego klienta; mogą do nich należeć także: ochrona ubezpieczeniowa, bezpieczne przechowywanie ważnych lub poufnych rodzinnych dokumentów albo dokumentów, które muszą być wykorzystane w określonym terminie, wypełnianie i terminowe składanie formularzy, obsługa zawiadomień o wykupie papierów wartościowych, prowadzenie inwentaryzacji oraz cały wachlarz zadań lub działań uznawanych przez klienta za nużące, czasochłonne czy skomplikowane.

W ramach tego typu usług Kaimakliotis & Co będzie także obsługiwać kontakty z dostawcami usług innych niż te, które będzie zapewniało Państwa osobiste Family Office.Może chodzić o usługodawców takich jak banki, szkoły, urzędy, magazyny, showroomy, podmioty zajmujące się usługami Custody, menedżerowie, konsultanci, brokerzy i wszyscy inni specjaliści czy osoby, z jakimi aktualnie kontaktuje się Państwa rodzina.

W toku pracy sekretariatu nierzadko w naturalny sposób potrafimy znaleźć rozwiązania zmierzające do konsolidacji opłat czy prowizji lub do optymalizacji usług, która w dłuższej perspektywie czasowej przynosi klientowi znaczne oszczędności.

 

Planowanie spadkowe

Dla zamożnych rodzin nie ma innego wyboru niż planowanie spadkowe – to swoista polisa ubezpieczeniowa zapewniająca przekazanie życiowego dorobku oraz rodzinnego dziedzictwa właściwym osobom, w odpowiedni sposób. Planowanie spadkowe obejmuje między innymi fundusze, zarząd powierniczy oraz planowanie sukcesji w ramach pokoleń rodziny i nie chodzi tu tylko o proste określenie osoby bądź osób, którym pragną Państwo powierzyć schedę po sobie czy przekazać w spadku posiadłość.

W większości przypadków nieruchomości przypadają w częściach wielu członkom rodziny i nierzadko spadkobierca w pierwszej linii, ze względu na zakres swoich umiejętności, nie jest osobą wybraną do przejęcia przedsiębiorstwa albo ma je przejąć dopiero po osiągnięciu z góry określonego wieku. Plan sukcesji nie ogranicza się również do podstawowej sprawy, jaką jest sporządzenie testamentu.

Rodziny to skomplikowane instytucje i w związku z tym konieczne jest postawienie poważnych pytań oraz ich analiza, poradzenie sobie z potencjalnymi wyzwaniami czy ominięcie możliwych przeszkód, sporządzenie planu na każdą ewentualność. Dzięki tak głębokiej analizie nie tylko zostaje zabezpieczony rodzinny majątek, ale także podejmowane są działania w odniesieniu do wszelkich potencjalnych konfliktów w łonie rodziny – którym można zapobiec.

W ramach tego procesu Family Office będzie również ułatwiało rodzinne spotkania, pełniąc rolę bezstronnego moderatora. Family Office jest znakomicie przygotowane do planowania spadkowego, które jest doskonałym przykładem interdyscyplinarnych działań, do jakich w innej sytuacji trzeba by zaprząc rozlicznych specjalistów (prawników, ekspertów od podatków, inwestycji, menedżerów i tym podobnych); tymczasem przy wykorzystaniu pojedynczego podmiotu w postaci Family Office działania te są znacznie prostsze i wydajniejsze.

 

Zarządzanie majątkiem

Family Office jest cennym narzędziem w zakresie zarządzania majątkiem, dzięki niezależnej naturze tej instytucji, która nie ma ukrytych celów ani nie realizuje zamiarów przejęcia składników majątku rodziny, co niekiedy może się zdarzyć w przypadku podmiotów zewnętrznych takich jak banki, księgowi czy doradcy podatkowi.

Porady i usługi osobistego Family Office są świadczone Państwu bezstronnie oraz są kompletne i oparte na naszej pełnej, dogłębnej znajomości odnośnych obszarów i etosie uczciwości.

Ponadto Family Office wykonuje wyraźne polecenia klienta i rozumie jego potrzeby. Zarządzanie majątkiem to usługi istotne dla wielu zamożnych osób, które dysponują ograniczoną ilością czasu.

Dzięki Family Office mogą one w spokoju żyć ze świadomością, że jest podmiot, który dla nich pracuje i który dba o ich inwestycje, uważnie śledząc rynki, możliwości oraz czuwając na aktywami, równocześnie biorąc na siebie całość powiązanego z tymi zadaniami planowania podatkowego oraz wszelkie kwestie prawne.

Family Office niekoniecznie oznacza, że wszystkie usługi muszą być wykonywane bezpośrednio przez ten podmiot ani że klient musi organizować je od nowa – wprost przeciwnie: Family Office powiąże w całość wszystkich Państwa dotychczasowych usługodawców i będzie występowało w Państwa imieniu w kontaktach z Państwa dotychczasowymi bankami, doradcami finansowymi i księgowymi, jeżeli tylko zechcą Państwo kontynuować aktualne relacje z nimi.

Z drugiej strony możemy zapewnić Państwu nowy zestaw usługodawców, aby zająć się kwestiami tak zróżnicowanymi, jak np. edukacja, ubezpieczenia, planowanie i dystrybucja majątku.

Współpracując z wszelkimi Państwa dotychczasowymi usługodawcami, Family Office będzie sporządzało ujednolicone sprawozdania oraz awiza transakcji, a w perspektywie długoterminowej może przynieść klientowi korzyści, znajdując sposoby na udoskonalenie oferowanych Państwu usług, czy to w zakresie poprawy ich efektywności, czy racjonalizacji ich kosztów.

 

Portfel inwestycyjny

Usługi portfela inwestycyjnego można postrzegać w powiązaniu z usługami zarządzania majątkiem. Są to jednak także usługi sui generis, przez wzgląd na ich specjalistyczną naturę.

Wykorzystując wiedzę i porady ekspertów, określamy, w jakiego typu inwestycje pragnie się angażować klient, przy czym bierzemy pod uwagę nie tylko jego kapitał, lecz opieramy się również na zasadach etyki i działamy w interesie klienta. Nasze działanie zaczyna się od sporządzenia swoistej mapy Państwa aktualnych inwestycji oraz Państwa celów w zakresie inwestycji przyszłych.

Śledząc zarówno aktualne Państwa inwestycje, jak i nowe możliwości inwestycyjne, Family Office może przejąć alokację aktywów, budowanie portfeli oraz ich obsługę, a także utworzyć zespoły do spraw inwestycji strategicznych, realizacji transakcji przewidzianych w ramach budowania portfeli inwestycyjnych i zarządzania nimi.

 

Portfel nieruchomości

Family Office oferuje wiedzę ekspercką w dziedzinie nieruchomości i pełni rolę biura zajmującego się kompleksowo wszystkimi sprawami związanymi z Państwa nieruchomościami, czy to w zakresie doradztwa, sprzedaży, kupna lub wynajmu, czy też w zakresie administracji albo sprawowania pieczy.

Wielu potentatów w dziedzinie nieruchomości nie dysponuje dostateczną ilością czasu na monitorowanie swojego portfela czy nadzór nad administratorami, zarządcami i nabywaniem kolejnych nieruchomości. Family Office kontroluje portfel nieruchomości i przeprowadza związane z nim transakcje - na bieżąco śledzi ponoszone koszty, alokację osób i wykonywanie przez nie odpowiednich usług, co dotyczy między innymi osób obsługujących w Państwa imieniu nieruchomości, takich jak agenci zajmujący się wynajmem, a także firm przeprowadzających naprawy czy sprzątających.

Family Office zajmuje się również dokumentacją i płatnościami, takimi jak podatki od nieruchomości oraz innymi podobnymi formalnościami, zapewniając Państwu terminowe składanie dokumentów, wnoszenie opłat czy podobne działania.

Właśnie ten dział Family Office zajmuje się również nabywaniem nowych nieruchomości, pozostając w kontakcie z działem portfela inwestycyjnego.

 

Portfel majątku ruchomego

Do majątku ruchomego mogą należeć cenne kolekcje, na przykład antyków, biżuterii, dzieł sztuki, monet, samochodów i innych przedmiotów wartościowych uznawanych za część majątku rodziny albo jej posiadłości, niezależnie od tego, czy mają one dla rodziny znaczenie ze względu na ich wartość finansową, czy też jako rodzinne dziedzictwo.

Nierzadko kolekcje takie są fizycznie zlokalizowane poza rodzinną posiadłością lub wymagają regularnej obsługi czy konserwacji przez strony trzecie. Family Office koordynuje wszelkie zadania tego rodzaju, a ponadto czuwa nad kompletnością kolekcji, przeprowadzając inwentaryzacje, kontrole jakości i dbając o stan ich elementów składowych.

Pomaga również przy nabywaniu kolejnych elementów kolekcji i przejmuje proces kupna upragnionych przez Państwa przedmiotów, od występowania w Państwa imieniu na aukcjach, po obsługę związanej z tą dziedziną dokumentacji czy ubezpieczeń.